Mapeo simple de procesos

Esta puede ser una respuesta factible para la cuestión de como iniciar a mapear un proceso sin enredarse con tanta literatura. Acabo de terminar el análisis del proceso central de una empresa desarrolladora de proyectos habitacionales y sin darme cuenta casi, encontré una forma muy sencilla de hacer el mapa del proceso para explicar el ciclo de negocio a los mismos involucrados. Se trata de una gráfica de nodos y flechas dirigidas, donde cada flecha indica la información que intercambian los nodos que vienen a representar a los departamentos o áreas funcionales involucradas. Al final resultó una gráfica que muestra claramente cuales son las iteraciones o interfaces documentales entre los participantes, para cada iteración, flecha o información se define un reporte o documento que hace el papel de transporte de la información que anima el proceso.
Con esta simple gráfica es posible entonces profundizar en el detalle y hasta definir aquellos datos que servirán para consolidar los tableros de control de la dirección de la empresa. Todo esto se puede automatizar en forma por demás económica con las herramientas de productividad personal de Microsoft Office, en mi caso lo estoy haciendo con Access, una poderosa herramienta que casi siempre está como la carabina de mi abuelo, cargada y arrinconada atrás de la puerta.

Un mapa sencillo de proceso

Como se puede observar en la imagen, cada entidad de negocio representada por un óvalo, tiene flechas que llegan a ella y otras que salen de ella, las flechas que salen de la entidad representan la información que debe generar para agregar valor al proceso y debe estar respaldada por un formato, documento o reporte.

Perfil del Linebacker, antes y ahora.

El líder de la famosa cortina de acero

El fútbol americano ha evolucionado mucho desde mi juventud, los sistemas ofensivo y defensivo difieren mucho y me ha resultado algo difícil actualizarme, además de las reglas y las técnicas de golpeo. Por ejemplo, antes nos enseñaban a golpear “de Pijo” es decir con la frente del casco, esa era la forma más común de taclear y enfrentar a un adversario en campo abierto. Ahora está prohíbido utilizar el casco para golpear, incluso en nivel profesional. La posición de linebacker también ha evolucionado desde los tiempos del legendario Dick Butkus hasta hoy. Antes eran jugadores muy intensos, unos salvajes en el emparrillado, fuertes y grandes caracterizados por su fuerte golpeo, muy intuitivos y agresivos, pero más bien  desgarbados, se cuenta una anécdota de Jack Lambert que nos deja ver la psicología del linebacker de entonces, dicen que durante el superbowl X contra Dallas, Lambert le dijo al Coach Knoll  “Déme un six pack y un cigarro y acabamos con este juego”

Dan Conor, Linebacker central de Penn State University

El linebacker moderno es más atlético, se entrena con mucha técnica y tecnología, los ‘driles’ para entrenar al cuerpo de linebackers son casi un tratado de atletismo, todos sus moviemientos en el campo durante la jugada están catalogados y se mide su desempeño por movimiento y por reacción, como se puede ver en los videos de selección de la NFL .

El caso es que para un viejo linebacker como yo, queda por delante un buen trecho, que como dije anteriormente, disfrutaré paso a paso, aprendiendo estos nuevos drills hasta estar listo para incorporarme al equipo que me dé la oportunidad de jugar la posición de linebacker antes de cumplir los 50 años.

Hasta la próxima.

El inicio del camino

Milan Kundera, uno de mis autores favoritos, hacía la metáfora del camino respecto de la vida, dice que algunos prefieren tomar una superautopista para llegar rápido a su destino, y otros prefieren ir por los senderos entre las montañas, con muchos rodeos y desviaciones. Los primeros llegan pronto pero nunca pueden disfrutar, como los segundos, de las delicias del paisaje, de la naturaleza, del canto de las aves, de los aromas del bosque y de tantas experiencias agradables. EL camino, la vida es un proceso que se difruta paso a paso.

El camino de mi nueva aventura comenzó hace unas semanas, cuando inicié un programa de acondicionamiento físico gradual que econtré en un manual de la infantería de marina de los Estados Unidos (The U. S. Marines) En este manual se describe un proceso para lograr una buena condición física en doce semanas. EL programa se describe en el manual “MCRP 3-02A Marine Physical readiness for combat”, sección IX “Individual Excersice Programms” página 3-82 “Plan 6-12“  y consta de 6 tablas de ejercicios que se ejecutan en progresión de esfuerzo y repeticiones, si quieren empezar bajen el documento y vayan a la página 119 del PDF. A grandes razgos, para cada rutina de ejercicios denominadas “tablas” se debe identificar el grupo de edad al que se pertenece y empezar con las repeticiones indicadas de cada ejercicio en el nivel ‘C’, teoricamente en una semana se debe lograr completar la tabla para ese nivel en un tiempo de 12 minutos o menos. cuando se logra esto se avanza al siguiente nivel, hasta completarar al nivel ‘A’, entonces se pasa a la siguente tabla de ejercicios, ojo, la progresión siempre es ‘C’, ‘B’ y ‘A’.

En este día que escribo voy en el nivel ‘C’ de la tabla IV, claro que adherezo mis ejercicios con 15 minutos de bicicleta para fortalecer mis rodillas, sobre todo la izquierda que es donde sufrí la operación de ligamento cruzado anterior y una serie de 60 “lagartijas” (o “push ups” no sé cual término se escucha peor). Por el momento me siento bastante bien, pero cuando estaba en la mitad de la tercera tabla me comencé a sentir muy fatigado por las mañanas en el trabajo (mi rutina la realizo a partir de las 0530 Hrs -en la madrugada pues-), entonces mi “sagrao compai”, que dicho sea de paso tiene una condición impresionante, me recomendó nutrirme mejor y complementar mi alimentación con vitaminas y compuestos de proteína, además de mucho pollo, pescado, frutas y verduras. Mi meta es terminar el plan con sus adiciones en 8 semanas más y comenzar con las rutinas de acondicionamiento básico de fútbol americano, además, a partir de la próxima semana comienzo en el gimnasio para incrementar mi masa muscular en pecho y brazos, después de todo, en categorías de gente grande para ser Linebacker, hay que parecer linebacker…¿no creen?

I’m back on the saddle again!

Linebackers are not born, they are made of fire, steel and lots of balls

Pues resulta que no perecí en la pandemia, ni andaba crudo ni perdido, solo estaba consultándo el compás para corregir el rumbo… navegar la vida sin instrumentos a veces requiere tomarse uno un momento para observar el curso de las estrellas y orientarse así, como te enseñan en el adiestramiento de supervivencia, a lo salvaje. Lo malo es que estamos hablando del rumbo de mi vida y digo malo por que fueron varios meses de estar en la obscuridad, dar bandazos a los 47 no es nada agradable para los que lo rodean a uno. Sin embargo la prueba está superada y a ellos les agradezco su paciencia y buena voluntad, ahora a seguir por la senda que el buen Señor me ha mostrado.

Después de hacerle al Project Manager informático en Querétaro durante casi un año, viviendo literalmente como monje militar, enclaustrado en ondas por demás arcanas, regreso a mi terruño, a trabajar en logística para una empresa de desarrollo habitacional, de procesos ni hablamos por que no existen en esta microempresa, así que como dijo Miguel Angel de su obra maestra, “solo quité lo que le sobraba” pues aquí quise hacer lo mismo, pero con la gente y a punta de golpes me dí cuenta de que la gente en esta empresa es lo esencial, la riqueza y lo que sobra en realidad es el formalismo de una empresa enquilosada y burocrática, así que estoy desaprendiendo lo que traía y aprendiendo a ser flexible y ligero. POr supuesto que el conocimiento y la experiencia adquiridas son valiosos y ayudan a resolver pronto situaciones que se presentan, pero también a veces estorba para reaccionar rápido.

Como podrán leer, estoy utilizando términos que pueden ser del dominio del fútbol americano, por que estoy cierto de que lo que en este deporte se aprende es lo que realmente te ayuda en la vida para adaptarte y lograr tus metas; me refiero a la disciplina, la resolución, el trabajo en equipo, etc. Por todo esto es que ahora comienzo un proceso para volver a ser un linebacker, como metáfora en mi vida profesional y en la realidad del emparrillado. Así es, en las próximas intervenciones voy a registrar mi progreso en ambos sentidos, como adapto las enseñanzas del fútbol americano a mi vida profesional y como progreso hacia la meta de volver a jugar la posición de linebacker en la liga “Masters”.

Así que deseenme suerte y no se pierdan esta nueva aventura que emprendo….

Fallece Arthur C. Clarke a los 90 y HAL sigue eludiéndonos.

El pasado 18 de marzo de 2008 (este artículo lo comencé el 27 de marzo del mismo año) falleció el maestro Sir Athur Charles Clarke mejor conocido por la saga de libros Odisea del espacio. En este fabuloso libro el maestro describe la psicología de uno de sus personajes más importantes, una computadora súper inteligente, HAL 9000. que debió ser puesta en operación en 1997, según la novela. Pues bien, el tema de la inteligencia artificial aún con todo el escándalo los japoneses con su computadora de quinta generación sigue elusivo a la intelectualidad computacional. Sin embargo se han logrado muchos avances gracias a la investigación en el campo de la inteligencia artificial. En el área de interfaces de usuarios por ejemplo, los correctores en línea de sintaxis y de estilo, también en términos de reconocimiento de voz se ha avanzado algo, sin embargo todavía no es posible comunicarnos en un dialogo con una computadora, espero que este sea la próxima sorpresa que nos dén los amigos de Apple computer.

Liderazgo al estilo de los Rangers del US Army.

En este espacio he hablado de actitudes y aptitudes para el trabajo en equipo en los procesos, en esta ocasión quiero escribir sobre algunos aspectos de liderazgo en equipos de alto rendimiento. Los Rangers del ejército americano son un cuerpo de elite de respuesta inmediata, los altos mandos de las distintas corporaciones de las fuerzas armadas de estados unidos toman un curso de 4 meses para certificarse como Rangers y obtener el conocimiento para poner en práctica con sus unidades. Los aspectos de liderazgo que promueven se pueden aplicar también en el mundo de los negocios. Según el US Army Rangers handbook (Field Manual SH 21-56) “Como líder, hay ciertas cosas que debes ser, conocer y hacer:”

Ser.-

1. Ser experto en asuntos técnicos y tácticos. Puede cumplir todas las tareas y trabajos requeridos de acuerdo al los estándares más altos de calidad para cumplir con su misión.
2. Poseer características y carácter profesional. Valor, compromiso, franqueza y sinceridad, competitividad e integridad.

Conocer.-

1. Los cuatro factores más importantes del liderazgo y como se afectan mutuamente entre ellos: El propio equipo, el líder, la situación y la comunicación.
2. A uno mismo y la búsqueda para la mejora continua de nuestra persona: Fortalezas y debilidades de nuestro carácter, conocimiento y habilidades. Continuamente desarrollar nuestras fortalezas y trabajar para vencer nuestras debilidades.
3. A tus soldados (pensemos en compañeros de trabajo para ser políticamente correctos) y cuidar su bienestar. Conoce y cuida a tus soldados, entrenalos para el rigor del combate, cuida de sus necesidades de seguridad personal, disciplínalos y recompénsalos justamente.

Hacer.-

1. Busca responsabilizarte y toma la responsabilidad de tus acciones. El líder debe ejercitar su iniciativa , ser proactivo y tomar ventaja de cualquier oportunidad en el campo de batalla que pueda llevar a la victoria (lograr los objetivos). Aceptar la crítica constructiva y tomar acciones correctivas para corregir los errores.
2. Tomar decisiones oportunas y de alto impacto. Evaluar rápidamente las situaciones y tomar decisiones efectivas. Recopilar información esencial , anunciar las decisiones en forma oportuna para que los miembros del equipo reaccionen y considerar los efectos de corto y largo plazo de tus decisiones.
3. Poner el ejemplo. Ser modelo en el rol de líder para tus subordinados, fijar estándares altos pero accesibles, estar dispuesto a hacer aquellos que demandas de tus soldados, y comparte el peligro y las situaciones azarosas con ellos.
4. Mantén informados a tus subordinados. Esto les ayuda a tomar decisiones y actuar dentro del ámbito de tu misión, promueve la iniciativa, mejora el trabajo en equipo e incrementa la moral (o la buena actitud y disponibilidad general).
5. Desarrolla un sentido de responsabilidad en tus subordinados: Enseña, reta y desarrolla a tus subordinados, Delegar indica que confías en tus subordinados y hace que ellos mismos pidan más responsabilidad.
6. Asegúrate que la misión o tarea es comprendida, supervisada y llevada a cabo. Los soldados necesitan saber que es lo que esperas de ellos; que deseas lograr, cual es el estándar que esperas de lo que hacen y cuando quieres que se cumpla.
7. Desarrolla a tu equipo. Entrena ampliamente y en forma cruzada a tus soldados hasta que tengan plena confianza en las habilidades técnicas y tácticas del conjunto.
8. Emplea a tu equipo en acuerdo a sus capacidades. Conoce las capacidades y limitaciones de tu unidad, usa el enfoque a la misión para detectar las tareas esenciales para el cumplimiento de la misión y conduce un entrenamiento profundo, retador y realista para asegurar que tu unidad logra el estándar deseado en cada tarea.

Como ven mucha terminología pertenece a la milicia que normalmente se asocia con destrucción, inflexibilidad y falta de ingenio o iniciativa, y sin embargo los conceptos mencionados son claros y directos. El hecho de referir a una institución como el ejército lejos de ser un detrimento para el sentido que nos interesa le otorga más importancia a los conceptos, por que ¿no quisiéramos todos que nuestro equipo de proceso de negocio fuera tan efectivo y eficiente como una unidad de elite de uno de los ejércitos más poderosos del planeta? Podrán argumentar que si el ejército de Estados Unidos es o no de los más poderosos y efectivos, pero eso es harina de otro costal. Lo importante aquí es tomar las ideas que nos ayuden a enfocar nuestro estilo de liderazgo en la organización en la que nos desempeñemos, sea esta una unida de elite, un monasterio jesuita o una microempresa.

También el Rugby cuenta

En Fútbol americano le llaman ‘Huddle’, es la reunión del equipo para acordar la siguiente jugada, es una reunión táctica. El Rugby que podría ser el antecesor natural del Fútbol americano también contempla este concepto, lo llaman ‘Scrum’ y aunque en el trascurso de un encuentro se dá menos frecuentemente que en el Fútbol americano sirve al mismo propósito, acordar la táctica para las siguentes jugadas.

El ‘Scrum’ sirve para implementar una de las metodologías ágiles de desarrollo de sofware, es más eficiente cuando se usa como la táctica que complementa a la estrategia del Project Management Isntitute. Me voy a arriesgar a sobresimplificar resumiendo la práctica asi:

1. Siguiendo la metodología del PMI definen las tareas y una estimación de tiempo para cada tarea.
2. Se publica y se acuerda con el equipo el plan general o ‘baseline’.
3. Se establece un calendario “DIARIO” de reuniones de ‘Scrum’. Recordar que se trata de la reunión para definir la siguiente jugada.
4. En cada reunión de ‘Scrum’ (o ‘Huddle’ para nosotros los aficionados al Fútbol americano) se hacen tres preguntas a cada miembro del equipo de desarrollo:

• ¿Que objetivo tenías ayer y que lograste?
• ¿Que te impidió lograr tu objetivo?
• ¿Que vas a hacer hoy?

La primera pregunta está orientada a definir el avance diario.

La segunda pregunta está orientada a identificar los obstáculos que impiden un avance, por ende a identificar la forma de eliminar en equipo estos obstáculos.

La tercer pregunta obliga al miembro del equipo a definir un objetivo para el día.

Es importante que la reunión se lleve a cabo temprano en la jornada.

La segunda pregunta tiene también como objetivo fomentar el intercambio de experiencias sobre todo entre el equipo técnico. Es importante recordar que el equipo técnico tiene en alta estima la impresión de sus compañeros respecto a su habilidad técnica, por lo que podemos tener confianza en que se cuidarán de no aludir patrañas para justificar su falta de productividad.

Utilizando la práctica del ‘Scrum’ para la administración cotidiana del proyecto se logra tener una mayor cercanía con el equipo y tener un seguimiento puntual del avance, cosa que la metodología del PMI no enseña.

Larga cruda después del Superbowl XLII

Apenas retomo este blog dada la tremenda parranda que me corrí celebrando, primero, la victoria de los Gigantes de Nueva York y segundo como adivinarán, la derrota de los Patriotas. No es verdad, pero casi.  La verdad es que mi nueva responsabilidad de trabajo me ha absorbido mucho y no había tenido la cabeza para retomar este blog. Eso aunado al hecho de que ahora estoy viviendo en la bellísima ciudad de Querétaro, podrán comprender que el ajuste ha sido un tanto pausado sin embargo muy emocionante y muy agradable.  Pues que podemos agregar a lo ya dicho sobre el excelente juego de los Gigantes en el superbowl, lo dije en mi última entrada cuando hablé del juego entre los Cuervos de Baltimore y los Patriotas, la receta estaba dada; presionar a Brady y mantener una ofensiva consistente. En la defensiva destacaron Strahan (92) y Umenyiora (72), quienes lograron hacer sentir pasos en la azotea a Brady tacleada tras tacleada, fue fantástico ver esa clase de presión. En la ofensiva se destacó por supuesto Manning (10), pero además la línea, incluso en esa prodigiosa jugada del primero y diez en tercera oportunidad con la atrapada asombrosa de Tyree (85), de hecho calificada como la jugada más asombrosa de la historia del superbowl, cuando por poco atrapan a Manning, la línea de los Gigantes se fajó y permitió la jugada. De ahí en adelante fue la apoteosis de esa línea, abriendo huecos y manteniendo a raya a la perpleja y destrozada defensiva de los Patriotas. No cabe duda que ese superbowl está entre los tres más emocionantes de todos. 

No quería perder la oportunidad de dejar en este blog mis impresiones de ese extraordinario juego, y me hace mucho sentido retomar la tarea de escribir justo después de lo escrito en la última oportunidad. La verdad me impresionó la forma como llegaron los Gigantes al superbowl, dejando en el camino a los grandes favoritos Dallas y Greenbay, enfocando todo su empeño e inteligencia a la hora importante, nadie pensó que harían la hazaña, Manning no era el favorito por mucho y se equivocaron los que daban a Patriotas la victoria anticipada por su sorprendente campaña regular…. 18 – Duhhh! Jajajajjajajaj, me gusta reír al último. Belichick, suck this! hope you got that video sucker!

Ray Lewis y sus Hoplitas

La historia muestra una serie de circunstancias que se repiten continuamente en diferentes niveles y proporciones, la eterna trenza dorada de la vida. Una de esas historias es la del valiente Rey Leónidas y sus 300 hoplitas espartanos, inmortalizados por la narración de Herodoto de la batalla de las Termópilas y recientemente por la película de Zack Snyder titulada simplemente “300”.

Hago referencia a esta historia por que ayer lunes por la noche, viendo el juego entre los “Baltimore Ravens” y los despreciables “New England Patriots” recordé esa trágica hazaña mientras veía al “Linebacker” central de Baltimore, Ray Lewis, dirigir a su defensiva para detener la soberbia de la ofensiva de los Patriotas comandada por Tom Brady y  el tramposo “coach” Belichick.

La defensiva de Baltimore está conformada por veteranos, algunos dicen que ya es un equipo viejo, pero con un gran espíritu y decisión lograron hacer desvariar a los Patriotas, carga tras carga, aplicando el único antídoto contra la precisión de Brady, atacándolo, presionándolo, infringiéndole miedo en cada jugada, con un dominio asombroso de la técnica y una garra ejemplar.

Como Leónidas y sus 300, Ray Lewis y sus compañeros detuvieron el embate de los guerreros ensoberbecidos; igual que los espartanos de las Termópilas, la defensiva de los “Ravens” se entregó hasta el último aliento para finalmente caer vencidos, en el caso de Leónidas, por un ejército más numeroso y en el caso de Baltimore, por una ofensiva constante.

Como visualizar las fortalezas del equipo de trabajo

El esfuerzo para arreglar los procesos de la organización no es un trabajo sencillo ni mucho menos trivial, es por el contrario complejo y con muchas aristas ¿Por qué? Simplemente por que involucra al elemento humano. Parafraseando al presidente Clinton cuando dijo: “It’s the economy, stupid!” puse un letrero en mi escritorio cuando empecé a trabajar en análisis de procesos: “It’s the PEOPLE, stupid!” los procesos son un juego de equipo, por eso quise iniciar este blog hablando sobre los temas que hacen que el factor humano se involucre en forma productiva en las iniciativas de mejora de procesos.  

Recapitulando, la primera parte es la preparación del equipo y para esto quise asimilar lo que he aprendido del deporte que me apasiona; El fútbol americano. Con la ayuda de un gran personaje, el coach Dwain Painter, aprendimos que algunos conceptos del deporte de las tacleadas se pueden aplicar perfectamente a las organizaciones, y en este sentido hay dos conceptos importantes: los esquemas operativos (las 4 As: Alignment, Assignment, Action and Adjustment) y los esquemas mentales (KASH = Knowledge, Attitude, Skills and Habits).  

Otro concepto esencial es la motivación. En fútbol americano el encargado de motivar al equipo es el coach, todos los coaches de cualquier categoría son buenos motivadores. Recuerdo a cada uno de los coaches que he tenido la fortuna de conocer en mis tiempos de jugador, desde la Jr. Pewee hasta la liga mayor, por sus arengas para motivarnos. En los negocios es más difícil como ya escribí, requiere un conocimiento altamente especializado, mucha experiencia y esquemas complejos de remuneración y recompensa.  Reconozco que no soy letrado en este tema, conozco a una persona que además de ser buena amiga de hace tiempo, es experta en el tema de recursos humanos y la motivación e integración de equipos de alto desempeño, la Lic. Norma Cruz, espero que algún día nos regale un comentario en este Blog. 

En términos de integración de equipos, he encontrado al menos un par de formas de identificar las preferencias de comunicación, solución de problemas y habilidades formativas de los miembros del equipo, para de esta forma al menos facilitar la colaboración entre ellos. En primera instancia me refiero al sistema “Myers Briggs Type Indicator” o MBTI que de manera muy básica proporciona una pista para comprender las preferencias de comunicación y de procesamiento del trabajo de los individuos. Este sistema identifica 16 tipos generales de comportamiento y preferencias conductuales y vale la pena mencionar que no se trata de un estudio de personalidad sino solamente una guía general para orientar las relaciones en equipos de trabajo. Otro sistema interesante y más moderno es el que proporciona el Clifton Strength Finder, que es un estudio que se realizó a través de 25 años con la participación de una gran cantidad de individuos, esencialmente proporciona un bosquejo de los talentos dominantes del individuo. Gallup Consulting afirma que este estudio es la base de su práctica de desarrollo profesional y es muy efectiva para desarrollar equipos de alto desempeño y para que las organizaciones obtengan un retorno efectivo de la inversión en capacitación es importante identificar los talentos de los individuos para enfocar sus esfuerzos en la organización. El sistema Strength Finder proporciona 34 temas en los cuales los individuos pueden tener sus talentos esenciales. 

Existen muchos sistemas de este tipo, con metodologías interesantes y efectivas, las dos que presenté aquí sirven como base de partida pero lo importante para habilitar un equipo y lograr su colaboración es tener una gran calidad humana, una buena capacidad de comunicación y sobre todo, ser honesto con la gente, cualquiera se resiste a la manipulación. Nada puede superar una buena relación con los compañeros de trabajo y el sistema MBWA siempre será el mejor, por cierto MBWA significa en inglés: Managing By Walking Arround (Administrar caminando por ahí).